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Políticas de tratamiento de datos personales

De acuerdo con lo establecido en la Ley Estatuaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, le informamos que los datos personales recaudados por OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL – PROPIEDAD HORIZONTAL, serán objeto de recolección, almacenamiento, uso y circulación en los términos establecidos en el presente documento.

Responsable del Tratamiento de la Información: OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL ubicado en la Avenida de las Americas No. 62 – 84, Bogotá D.C., Colombia, correo electrónico protedatos@outletfactory.co, teléfono 795 3900 y pagina Web ccoutletfactory.com

1. Finalidades y Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales: Los datos personales por usted suministrados a OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL, serán almacenados en las bases de datos del Centro Comercial y serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

• Frente a Clientes: El tratamiento de los datos se realizará por parte de OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL con la finalidad de poder prestar los servicios óptimos, cumplir las obligaciones contraídas con nuestros clientes, así como para fines administrativos, comerciales, de mercadeo y contacto.

• Frente a Comerciantes: La finalidad de dicha base hace parte de los registros de personas, que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. Estableciendo con los mismos acuerdos de promoción, mercadeo, áreas comunes al interior del OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL.

• Frente a Empleados: El tratamiento de los datos se realizará para fines relacionados con procesos de selección para candidatos, vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral que surja entre el empleado y OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL.

• Frente a Propietarios, Arrendadores y Miembros del Consejo: Su finalidad es para efectos del desarrollo de actividades que componen la Copropiedad y la destinación de los bienes de dominio particular que conforman OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL, en concordancia con las leyes que sobre el particular exige la administración de propiedad horizontal.

• Frente a Proveedores: El tratamiento de los datos se realizará con el fin de contactar y contratar con proveedores productos o servicios que el OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL requiera para su operación, dotación de sus instalaciones y oficinas. Además de realizar los registros respectivos para pagos por servicios y bienes adquiridos.

• CCTV (Circuito Cerrado de Televisión): Su finalidad requiere recopilar, almacenar, utilizar, transmitir imágenes y videos, de las actividades relacionadas con la seguridad y protección de la integridad e intereses de las personas que, por motivos laborales, comerciales y de copropiedad, ingresan al OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL.

En consecuencia, para las finalidades descritas, OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL podrá:

A. Conocer, almacenar, procesar y transferir toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente;

B. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares;

C. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información de que disponga legítimamente;

D. Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera;

E. Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los titulares;

F. Estudiar, analizar, personalizar y utilizar la información suministrada por los titulares para el seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto individual como general, de condiciones de vinculación, servicio, administración, seguridad o atención, así como para el desarrollo de encuentros de promoción comercial, rondas de negocios o misiones comerciales. OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL podrá compartir con sus empresas vinculadas y aliados de negocios que se sometan a las condiciones de la presente autorización los resultados de los mencionados estudios, análisis, personalizaciones y usos, así como toda la información y datos personales suministrados por los titulares;

G. Transferir los datos recopilados para que sean tratados por una empresa vinculada, la cual será responsable del tratamiento y deberá garantizar al igual que OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL, condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento;

H. Suministrar la información proporcionada por los titulares a las autoridades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que; en ejercicio de sus funciones soliciten dicha información.

2. Derechos de los Titulares:

A. Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL como responsable o encargado del tratamiento, o ejercer el derecho frente a quien haya recibido los datos como resultado de la transmisión o transferencia de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

B. Solicitar prueba de la autorización otorgada a OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL como responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento;

C. Ser informado por OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL como responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha de dar a los datos personales;

D. Presentar ante la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales;

E. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;

F. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

3. Datos Sensibles: Usted tiene derecho a optar por no responder cualquier información sensible solicitada por OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL, relacionada entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

4. Datos de Menores de Edad: El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

5. Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y Consultas: Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar su autorización, por favor escriba al correo electrónico protedatos@outletfactory.co. De igual forma se indica que el Centro Comercial dispone de personal capacitado para atender sus solicitudes en cabeza de la Dirección Administrativa del OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL, PBX 795 3900.

6. Procedimiento para ejercer los Derechos:

A. Usted tiene derecho a solicitar su prueba de su autorización otorgada al OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL, así como conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Para ello podrá realizar consultas al correo electrónico protedatos@outletfactory.co , o de forma escrita por correo certificado a la Avenida de las Americas No. 62-84.

Al realizar su solicitud de consulta, usted deberá presentar los siguientes documentos:

• Si se trata del Titular: Adjuntar copia del documento de identidad.

• Si se trata del causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular.

• Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder Notarial) y el número del documento de identidad del Titular.

La consulta será atendida en un término de máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción o radicación de su comunicación.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora, y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Usted podrá acceder de forma gratuita a sus datos personales y la información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera.

B. Para solicitar la supresión de sus datos de nuestras bases de datos o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales usted podrá realizar su solicitud al correo protedatos@outletfactory.co, o de forma escrita por correo certificado a la Avenida de las Américas No. 62-84. Su solicitud debe indicar su intención de que se supriman sus datos personales de nuestras bases de datos o de revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales. Así mismo, la solicitud debe realizarse identificando claramente el nombre del titular, el número de su documento de identidad y sus datos de contacto (teléfono y un correo electrónico actualizados).

Al realizar su solicitud de consulta usted deberá presentar los siguientes documentos:

• Si se trata del Titular: Adjuntar copia del documento de identidad (CC, TI, CE. o pasaporte).

• Si se trata de causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular.

• Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (Pode Notarial) y el número del documento de identidad del Titular.

Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la misma para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibida la solicitud completa, el término máximo para atenderla será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7. Seguridad de la Información: El OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL ha adoptado medidas de seguridad razonables para proteger la información de los Titulares e impedir el acceso no autorizado a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos. El acceso a los datos personales está restringido a aquellos empleados, contratistas, representantes y agentes del OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL encargados del tratamiento de los datos y que necesitan conocer los mismos para desempeñar sus funciones y desarrollar el objeto social de la Propiedad Horizontal. OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL no permite el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante, lo anterior, OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL no será responsable por ataques informáticos y en general de cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales e información diferente a estos contenida en sus equipos informáticos o en aquellos contratados con terceros.

8. Definiciones: A continuación, y en correlación a los temas descritos anteriormente se presentan a nuestros usuarios definiciones de ley, establecidas en los artículos 3, 5 y 26 de Ley 1581 de 2012 y por el artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

• Registro Nacional de Bases de Datos: Es el directorio público de las bases de datos personales sujetas a actividades de tratamiento que operan en el país, cuya administración está a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio como máxima autoridad administrativa de vigilancia y control en materia de tratamiento de datos personales y habeas data.

9. Vigencia: Esta política rige a partir del 05 de septiembre de 2015. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados, transferidos o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política.